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Qué es el método GUT

Es una herramienta que determina la prioridad para resolver los problemas. Sirve para clasificar cada problema que consideres conveniente para ti o para tu equipo, según tu propia óptica de la gravedad (del problema), de la urgencia (de resolución de él) y de la tendencia (de empeorar con rapidez o de forma lenta).

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Conceptos Esenciales

Los conceptos esenciales de esta herramienta de gestión pasan por entender los 3 atributos de clasificación de los problemas. Vamos a ver cada uno de ellos:

  • Gravedad

Se analiza por la consideración de la intensidad o impacto que el problema puede causar, si no se soluciona. Estos daños pueden ser evaluados cuantitativa o cualitativamente. Un problema grave puede ocasionar la quiebra de una empresa, la pérdida de clientes importantes, colaboradoras del equipo, o incluso el daño de la imagen pública, tanto personal como la de la estructura comercial. La puntuación de la gravedad varía de 1 a 5, siguiendo el siguiente criterio:

  1. sin gravedad
  2. poco grave
  3. grave
  4. muy serio
  5. extremadamente grave
  • Urgencia

Se analiza por el apremio del tiempo que existe, para resolver determinada situación. Básicamente toma en consideración el plazo para resolver un determinado problema. Puede considerarse como problemas urgentes, plazos definidos por ley, o el tiempo de respuesta para los clientes. La puntuación de la urgencia varía de 1 a 5, siguiendo el siguiente criterio:

  1. puede esperar
  2. poco urgente
  3. urgente, merece atención a corto plazo
  4. muy urgente
  5. necesidad de acción inmediata
  • Tendencia

Se analiza la tendencia de evolución de la situación. Puedes analizar los problemas, considerando el desarrollo que tendrá si no realizas una acción efectiva para solucionarlo. Representa el potencial del crecimiento del problema, la probabilidad de que el problema se vuelva mayor con el paso del tiempo. La puntuación de la urgencia varía de 1 a 5, siguiendo el siguiente criterio:

  1. no cambiará
  2. empeorará a largo plazo
  3. empeorará a medio plazo
  4. empeorar a corto plazo
  5. empeorará rápidamente

Ejercicio práctico de comprensión

Ahora que ya entendemos el concepto del método GUT, vamos a realizar el paso a paso para resolver tus problemas. Este es un proceso organizado que debe darte los resultados que esperas:

Paso 1

Haz un esquema según gráfico y lista todos tus problemas.

Paso 2

Asigna a cada uno de tus problemas o causas (que lo producen) un número, calificando la GRAVEDAD (G) de 1 a 5,  siendo 1 la menor gravedad o causa (que lo origina) y 5 la mayor.

Si analizas un problema, debes considerar el grado de insatisfacción o molestia que puede tener nuestro cliente (interno/externo) por tal inconveniente.

Si analizas una causa, considera el impacto o importancia que podrá tener sobre el problema (efecto).

Paso 3

Asigna la URGENCIA (U) calificando de 1 a 5, siendo 1 la menor urgencia que requiere el problema o causa (que lo origina) y 5 la mayor.

A los problemas debes calificarlos en función de plazos de entrega requeridos por nuestros clientes ó del impacto económico que provocan.

A las causas de un problema (efecto), debes calificarlas en función de la inmediatez de los resultados que buscas.

Paso 4

Determina la TENDENCIA (T) calificando de 1 a 5, siendo 1 la menor tendencia de la existencia del problema o causa (que lo origina) y 5 la mayor.

Se trate de un problema o una causa, considera si: a) tiende a disminuir o a perder importancia, b) si se mantendrá con el mismo peso por un tiempo determinado, c) o si tiende a agravarse.

Paso 5

Calcula el índice de PRIORIDAD (IP) multiplicando la Gravedad x Urgencia x Tendencia (IP=G x U x T). Por ejemplo, si a un problema le pusiste G= 5, U=4, y T=3, al multiplicar 5 x 4 x 3, tenemos que su Índice de Prioridad (IP) es de 60.

Paso 6

Determina el NÚMERO DE ORDEN en base a los IP calculados, en orden decreciente. Es decir, el valor de IP más alto, tendrá el número de orden=1, el del valor inferior siguiente, tendrá el número de orden=2 y así sucesivamente. De esta manera tendrás el ranking de los peores problemas o causas analizados.

Paso 7

Del total del ranking de los peores problemas o causas analizadas, calcula cuáles representan el 20%.

Ejemplo, si el total del listado de problemas fueron 10 (significa el 100%), analizaremos los que salieron con número de orden 1 y 2 (significa el 20%). Este 20% de problemas, constituyen los más esenciales de resolución inmediata y que nos dará el 80% de las soluciones.

Paso 8

Ahora que ya sabes cuáles son tus problemas o causas esenciales, puedes diseñar planes de acción con plazos y responsables. Por ejemplo, podríamos definir que para el problema con número de orden=1, organizamos 3 planes de acción, para solucionar o disminuir los problemas:

  • Revisión del proceso comercial y optimización del uso de aplicaciones administrativas para mi equipo comercial – Plazo: 7 días – Responsable: Maria (de Barrio XX).
  • Capacitación del uso de Herramientas de Gestión, planteadas en la página de la Escuela de Empresarios. Plazo: 30 días – Responsable: Juana (de Barrio XL).
  • Recaudar dinero para la compra de indumentaria para estandarizar la imagen de mi equipo comercial de Bella María – Plazo: 90 días – Responsable: Graciela (de Barrio MM)

De esta manera, vamos a lograr identificar los problemas, hacer la clasificación de ellos (esenciales) y definir prioridades con acciones concretas para resolver.